EAD Trust — Noticeman

Correo electrónico certificado

Con justificante de contenido, acuse de recibo, de lectura y de descarga

Base legal de la notificación electrónica

Cuando observamos con detenimiento cómo nos hemos relacionado con la Administración hasta ahora podemos apreciar que tenemos dos grandes mecanismos que nos permiten establecer una relación uno a uno con la administración: por un lado el registro, que supone la sección de entrada de todo tipo de solicitudes, instancias y documentos; por otro la notificación, mecanismo por el cuál la información sale de una entidad pública determinada a un destinatario específico*.

Durante estos últimos años las administraciones públicas, empezando por la Agencia Tributaria, han dedicado una parte de su esfuerzo en adaptar los procedimientos administrativos al nuevo paradigma de la e-Administración (Administración Electrónica o Administración 2.0). En este nuevo paradigma se sustituyen los componentes físicos utilizados hasta ahora como soporte a los procedimientos por eficaces herramientas informáticas que tratan bits codificados como nuevo soporte.

El resultado, una vez esté finalizado el largo proceso de modernización, será una administración pública muchísimo más rápida, eficaz y transparente.

En la actualidad, el desarrollo legal que ha acompañado esta modernización establece los mínimos legales necesarios para ofrecer garantías a todos los implicados en un procedimiento administrativo independientemente de quién lo utilice.

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos es la principal norma de referencia para la administración electrónica. En su artículo 28 establece los requerimientos para las notificaciones electrónicas realizadas por la administración, en el apartado 2 se concreta:

2. El sistema de notificación permitirá acreditar la fecha y hora en que se produzca la puesta a disposición del interesado del acto objeto de notificación, así como la de acceso a su contenido, momento a partir del cual la notificación se entenderá practicada a todos los efectos legales.

En el apartado 3 de este mismo artículo se establece un periodo de 10 días desde la puesta a disposición para entender la notificación como rechazada.

El desarrollo de la Ley 11/2007 en el R.D. 1671/2009 se centra en la Notificación Electrónica en el Título V Capítulo II a lo largo de 6 artículos (art.35 y ss.) estableciendo 3 mecanismos básicos de notificación:

  • En el artículo 38 Notificación mediante la puesta a disposición del documento electrónico a través de dirección electrónica habilitada (DEH), se define un "buzón electrónico" donde podrá ser notificado cualquier ciudadano de oficio y por cualquier administración pública que no posea su propia DEH.
  • En el artículo 39 Notificación mediante recepción en dirección de correo electrónico, establece: Se podrá acordar la práctica de notificaciones en las direcciones de correo electrónico que los ciudadanos elijan siempre que se genere automáticamente y con independencia de la voluntad del destinatario un acuse de recibo que deje constancia de su recepción y que se origine en el momento del acceso al contenido de la notificación.
  • En el artículo 40 Notificación por comparecencia electrónica, la notificación se produce cuando el destinatario accede al contenido del documento en una sede electrónica.

La notificación mediante DEH es muy similar a la notificación por comparecencia distinguiéndose sólo en que el mecanismo de acceso a la notificación es mucho más exigente en el primer caso.

La notificación por correo electrónico, tal y como se define en el artículo 39, es imposible a día de hoy sobre los mecanismos y protocolos de comunicación de correo electrónico existentes.

Las notificaciones electrónicas de Noticeman se engloban dentro de las notificaciones por comparecencia electrónica.

*Para informar a múltiples destinatarios existen otros mecanismos como la publicación en el BOE.

Rechazar una notificación administrativa

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común establece en su artículo 59 la práctica de la notificación. Concretamente en el apartado 4 nos indica qué sucede en caso de que se rechace una notificación:

Cuando el interesado o su representante rechace la notificación de una actuación administrativa, se hará constar en el expediente, especificándose las circunstancias del intento de notificación y se tendrá por efectuado el trámite siguiéndose el procedimiento.

Como se puede observar, el texto indica claramente que el rechazo de la notificación no paraliza el procedimiento administrativo ni proporciona ninguna ventaja al notificado. De hecho, se considera que el destinatario de la notificación ha sido debidamente informado.

De esta forma, si usted rechaza una notificación está actuando en su propio perjuicio porque desconoce el contenido de la notificación y no puede interponer, por tanto, un recurso contra el mismo. De hecho, el cómputo de plazos definido en la normativa, afecta, entre otros aspectos, al disponible para interponer recursos o rechazar las pretensiones de las notificaciones.

Ver: Ley 30/1992

Ver: Artículo 58 completo

Notificación electrónica en Euskadi

Según el último borrador del nuevo Decreto de administración electrónica de la Comunidad Autónoma de Euskadi que se dió a conocer el pasado 19 de Julio de 2011, en su Título VI Las comunicaciones y las notificaciones establece dos artículos que especifican las condiciones necesarias para la práctica correcta de la notificación electrónica en Euskadi.

Estudiando los detalles de este caso vamos a ver cómo una notificación enviada a través de Noticeman cumple con todos los requisitos definidos por este nuevo decreto:

Artículo 32. Notificaciones electrónicas.

1. Las notificaciones se realizarán por medios electrónicos cuando la persona interesada lo haya solicitado o consentido o exista una norma con rango legal o una disposición reglamentaria que establezcan su obligatoriedad.

2. En aplicación del artículo 28 de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, el sistema de notificación permitirá acreditar la fecha y hora en que se produzca la puesta a disposición de la persona interesada del acto objeto de notificación, así como la de acceso a su contenido, momento a partir del cual la notificación se entenderá practicada. Cuando exista constancia de la puesta a disposición, y transcurran diez días naturales sin acceder a su contenido, se entendera que la notificación ha sido rechazada y se tendrá por efectuado el trámite siguiéndose el procedimiento, salvo que de oficio o a instancia de persona destinataria se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso.

3. En la medida que existan varias formas de notificación disponibles, la persona interesada podrá elegir entre ellas, salvo que una norma imponga un tipo de notificación específica.

Si al utilizar distintos medios electrónicos o no electrónicos, se practican varias notificaciones de un mismo acto administrativo, se producirán todos los efectos jurídicos de la notificación, a partir de la primera notificación correctamente realizada.

Noticeman, por su bajo coste en grandes volúmenes (como sería el caso de una entidad pública) se puede utilizar como vía alternativa y complementaria a la notificación por la vía tradicional duplicando las posibilidades de realizar una notificación exitosa al contactar con el ciudadano a través de un medio cómodo, como es el correo electrónico.

Así mismo, Noticeman deja constancia legal del acceso al contenido de la notificación a través de un Sello de Tiempo conforme al stándard RFC3161 que ha sido debidamente sincronizado con el servicio de hora oficial española prestado por el Real Observatorio de la Armada.

Artículo 33. Práctica de notificaciones por medios electrónicos.

1. La Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi practicará las notificaciones electrónicas, a través del acceso de la persona interesada, previa su identificación, a una dirección electrónica habilitada en la sede electrónica. Se acreditará la fecha y hora en que la notificación se ponga a disposición de la persona interesada y en que ésta acceda a su contenido. Se podrá avisar a la persona interesada, por cualquier medio electrónico, de la existencia de notificaciones en la dirección electrónica. Este aviso será facultativo y tendrá valor informativo, sin que su omisión afecte a la corrección de la notificación.

2. No obstante, en la medida que se vayan implantando, se podrán utilizar otros sistemas de notificación, siempre que quede constancia de la recepción por la persona interesada, en el plazo y en las condiciones que se establezcan.

3. La Administración podrá notificar mediante el correo electrónico, en las relaciones de sujeción especial, utilizando redes intranet y bajo la supervisión de un administrador del sistema, quien puede certificar los intercambios electrónicos habidos en el dominio.

De todos los métodos establecidos por este artículo para la práctica de la notificación, se debe considerar las limitaciones asociadas al apartado 3.

En este caso, se requiere que un administrador de sistemas recopile la evidencia asociada a un correo electrónico a través de la búsqueda en los logs de los diferentes servidores. Estos logs de servidores de correo como QMail o Mailman no suelen estar protegidos por medidas especiales de seguridad y pueden ser modificados o eliminados como parte de tareas regulares de mantenimiento algún tiempo después.

Si estas evidencias se enviaran bajo la tutela inmediata de un administrador de sistemas, la posibilidad de una destrucción de evidencia accidental se reduce (las evidencias se recogen en el momento y se almacenan adecuadamente custodiadas) pero el tiempo necesario para recopilarlas todavía existe y puede ser superior a 10 minutos por mensaje, siendo optimistas.

Así mismo, respecto al apartado 1 del artículo 33, existe la necesidad de que el ciudadano acceda frecuentemente a su dirección electrónica habilitada (como máximo cada 10 días naturales según vimos en el artículo 32.2) para que una notifiación no se entienda como rechazada.

A diferencia de la creencia común, el rechazo de una notificación no evita que esta tenga efecto. Por el contrario, el destinatario de la notificación se entiende informado y el procedimiento sigue su curso sin que el ciudadano pueda presentar alegaciones.

Noticeman permite al emisor de una notificación comprobar el correcto estado de entrega del aviso de correo a una dirección de correo electrónico y demostrar la debida diligencia en la práctica de la notificación al tiempo que asegura al receptor que será debidamente avisado mediante un correo electrónico cuando recibamos una notificación para él.

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